BEYİN FIRTINASI NEDİR?
Basit anlamda, bir grup insanın yaratıcı bir şekilde düşünerek fikir üretmesi tekniğidir.
Beyin Fırtınası, mevcut bazı kural ve teknikleri kullanarak yeni fikirlerin teşvik edilmesi ve oluşturulması yöntemidir.
1941 yılında “Alex Osborn” tarafından geliştirilen bu yöntem, özel bir grup oturum şeklinde olup değerlendirme ve geliştirme için bir soruna çok sayıda çözüm bulma tekniğidir.

BEYİN FIRTINASININ YARARLARI
Beyin Fırtınası, ekip içerisinde yer alan bireylerin ürettiği fikirler ile eski, etkisiz ve önemini kaybetmiş fikirlerden kurtulmayı sağlar. Bu serbest çalışan mekanizma problemlere, görünüşte basit ancak uygulamada orijinal ve etkili çözümler bulunmasını sağlar.
Beyin Fırtınasının sağladığı yararları şu şekilde sıralamak mümkündür:
- Üretkenliği teşvik eder,
- Kısa süre içerisinde birçok fikrin üretilmesini sağlar,
- Problemi genele yayar ve ekipteki tüm bireylerin problem ile aynı düzeyde ilgilenmesini sağlar,
- Paylaşımı geliştirir,
- Diğer problem çözme metotlarına girdi teşkil eder,
- Uygun çalışma ortamı yaratır,
- Çalışanların sorumluluk bilincini geliştirir,
- Çalışanların iletişimini iyileştirir.

Beyin Fırtınası aşağıda yer alan unsurların gelişiminde de oldukça etkilidir:
- Kuruluş Yapısı ve Politikası,
- Yeni Endüstriler,
- Yönetim Metotları,
- Hükümet Politikası,
- Fabrikalar,
- Süreçler,
- Servisler ve Hizmetler,
- Yazılı Doküman ve Makaleler,
- Patentler,
- Araştırma Teknikleri,
- AR-GE Prosedürleri.

BEYİN FIRTINASI TEKNİĞİ UYGULAMA ALANLARI
Toplam Kalite Yönetimi içerisinde yer alan ve İstatistiksel Süreç Kontrolü’nün de uygulanması için bilinmesi gereken yedi temel sorun çözme tekniği, diğer adıyla “7 Kalite Aracı” bulunmaktadır. Bu kalite araçları, karşılaşılan problemlerin:
- Belirlenmesi,
- Çözümlenmesi,
- Yönlendirilmesi,
- Kolaylaştırılması,
- Sistematik bir yaklaşımla bilgi ve verilerin değerlendirilmesi amaçlarına yönelik olarak tasarlanmışlardır.
Bu kalite araçları aşağıda sıralanmıştır:
a. Akış Diyagramları,
b. Histogramlar,
c. Pareto Analizi,
d. Sebep Sonuç Diyagramları,
e. Kontrol Kartları,
f. Veri Toplama,
g. Dağılım Diyagramları.
Bu yedi amacın paralelinde, yöneticiler ve operatif düzeyde çalışanlar tarafından araştırma ve problem çözme sürecinde yaratıcılıklarını ve becerilerini konu üzerinde yoğunlaştırmak, yeni fikirler üretmek ve yeni çözüm yolları bulmak için kullanılan “7 Yönetim Aracı” mevcuttur.
Bu araçlar şu şekilde sıralanmıştır:
a. İlgi Diyagramı,
b. Matris Diyagramı,
c. Ağaç Diyagramı,
d. İlişkiler Diyagramı,
e. Matris Veri Analizi,
f. Proses Karar Diyagramı,
g. Ok Diyagramı.
Kalite ve Yönetim Araçları’nın uygulanmasında Beyin Fırtınası Tekniği kullanılmaktadır. Beyin Fırtınası, konu seçimi, olası sorunların önceden belirlenmesi, bir soruna yol açan nedenleri saptama (sebep sonuç analizi), bir sorunla ilgili hangi verilerin toplanacağının saptanması ve bir sorunu ortadan kaldıracak çözüm önerilerinin belirlenmesinde başarıyla kullanılır.

BEYİN FIRTINASININ TEMEL KURALLARI
Beyin Fırtınasına tüm bireylerin etkin, üretken ve yaratıcı bir şekilde katılabilmesi için koyulmuş bazı kurallar mevcuttur. Bu kuralların uygulanması ve oturumun bu kurallar doğrultusunda gerçekleşmesini oturum yöneticisi sağlar. Burada amaç, eşitliğin sağlanması ve bireylerin motivasyonudur. Bu temel kurallar aşağıda sıralanmıştır:
- Yönetici oturuma geçmeden önce, katılımcıların ortama ısınmasını sağlamak amacıyla güncel bir sohbet konusu açar. Üyelerin motivasyonunun sağlanmasıyla birlikte oturuma geçilebilir,
- Öncelikle üzerinde beyin fırtınası yapılacak konu ortaya koyulur,
- 4–15 katılımcıdan oluşan bir grup, beyin fırtınası oturumu için idealdir,
- Takım üyelerinin aktif katılımı sağlanır,
- Üretilen fikirler, paylaşım esnasında yorumlanmaz,
- Üyeler fikirlerini sırayla söylerler ve bu fikirler harfiyen not edilir,
- Üretilen fikirlerin tüm bireyler tarafından anlaşılması sağlanır; fikirler netleştirilir,
- Aynı mesajı veren fikirler birleştirilir ve tek bir “sonuç fikir” oluşturulur,
- Değerlendirme bütün üyelerin katılımıyla yapılabileceği gibi oluşturulacak bir değerlendirme ekibiyle de yapılabilir,
- Her üye ve her fikir eşit değere sahiptir,
- Belirli bir zaman sınırı olmalıdır,
- Üretilen fikirler gereksiz olarak nitelendirilmez. Fikirlerin oylama yoluyla eliminasyonuna gidilir,
- Çok sayıda fikir üretilmeye çalışılmalıdır. Bu aşamada öneri kalitesi değil, öneri miktarı önemlidir,
- Her birey, aklında kaç fikir olursa olsun sırası geldiğinde yalnız bir fikir önermelidir,
- Beyin Fırtınası bir turda herkes pas deyince biter,
- Beyin fırtınası oturumunda mutlaka bir sonuç elde edilme şartı aranmaz. Bu durumda sonuca ulaşmak için yeni bir seans tertip edilmesi gerekir.

BEYİN FIRTINASINDA KARŞILAŞILABİLECEK PROBLEMLER VE ÇÖZÜM YÖNTEMLERİ
Beyin Fırtınası tekniğinin temelinde “yaratıcı düşünmek” yer almaktadır. Oturumun başarılı olabilmesi için önce yaratıcı düşünmenin önündeki engeller kaldırılmalıdır. Bu engeller :

- Fazla hızlı değerlendirme,
- Aptal gözükme korkusu,
- Muhafazakar davranma; yani kendisinden önceki yöneticiler tarafından oluşturulan davranış standardına uyma zorunluluğu hissi,
- Açıkça gözüken şeyleri sorgulamama,
- Kalıplar ya da tek bir geçerli sonuç bulma zorunluluğu hissi,
- İnsanların yapılarından kaynaklanan ve kendi kendilerine koydukları engeller.
Yaratıcı düşünmenin önündeki engellerin kaldırılması, beyin fırtınası oturumuna yeni bir vizyon katacaktır. Beyin Fırtınası oturumunda karşılaşılabilecek diğer problemler ve çözümleri aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır:
a. Katılımcıların hata yapma korkusu: Beyin Fırtınası tekniğinden hedeflenen sonucu alabilmek için, fikirlerin özgürce beyan edildiği, fikirlerin tenkit edilmediği bir “özgür düşünme-paylaşma” ortamı yaratılmalıdır,
b. Yönetici korkusu: Katılımcıların düşüncelerini paylaşması sırasında kısıtlanmadığı, fikirlerinden dolayı tepki almayacağı, fikirlerinin kariyer gelişimlerini olumsuz etkilemeyeceği, herkesin eşit olduğu bir paylaşım ortamı yaratılmalıdır,
c. Bilgi yetersizliğinden dolayı beyin fırtınasına olan güvenin kaybedilmesi: Beyin Fırtınası tekniğinin başarı ile uygulanması için, tekniğin tüm kurallarının çok iyi bir şekilde bilinmesi ve uygulanması gerekir. Aksi takdirde, beyin fırtınası uygulamasından bir sonuç elde edilemez ve bu tekniğe karşı bir güvensizlik oluşur,
d. Verimsiz bir beyin fırtınası oturumu yapma riskinin her zaman varoluşu: Beyin Fırtınası toplantılarında, iyi sonuç alınamaması riski her zaman mevcuttur. Uygun teknik, yazılım ve kuralların uygulanması ile bu risk asgari seviyeye indirilebilir. Bu noktada oturum yöneticisinin izleyeceği yöntem ve katılımcıların özverili yaklaşımları oturumun kaderini belirleyecektir.

BEYİN FIRTINASI TEKNİĞİNİN UYGULANMASI
Temel kurallar doğrultusunda uygulama basamakları aşağıda sıralanmıştır:
a. Beyin Fırtınası oturumunda koordinasyonu sağlayacak, oturumun amacını takdim edecek ve kuralları özetleyecek oturum yöneticisi başkanlığında oturum açılır. Bu yönetici katılımcılar arasından seçilebilir veya beyin fırtınası tekniğine hakim bir kişi de görevlendirilebilir,
b. İşlenecek konu açık ve kesin bir biçimde belirlenir. Oturumun hemen başında konu (sorun) tanımlanmalı; gerekli görüldüğünde yeniden tanımlama yapılmalıdır,
c. Beyin Fırtınası kuralları tüm bireylere yönetici tarafından hatırlatılır. Katılımcılara oturumdan önce beyin fırtınası tekniği hakkında mutlaka bilgi aktarılmalı, eğitim verilmelidir. Bu şekilde oturumdan yüksek verim alınması sağlanacak ve gereksiz konularla vakit kaybı önlenmiş olacaktır,
d. Beyin Fırtınası oturumuna geçilir. Üyelerden biri veya görevlendirilecek bir sekreter (yazıcı), yapılan önerileri herkesin görebileceği büyük bir kağıt, tahta, flipchart, vb. üzerine yazar,
e. Değerlendirilecek önerilerin sayısını azaltmak için 1.tur oylamaya geçilir. Tüm öneriler oylanır. Oylamaya katılanlar doğru olduğuna inandıkları öneriye hakları doğrultusunda oy verirler,
f. Oylama sonucunda, en çok oy alan öneriler, bir daire içine alınarak işaretlenir. Hangi önerilerin (oy miktarına göre) 2. turda oylamaya alınacağına oturum yöneticisi veya katılımcılar karar verir,
g. Oturum yöneticisinin inisiyatifine bağlı olarak, öneriler herkes tarafından anlaşılana kadar üzerinde tartışılır, öneriler değerlendirilir. Oturumun çeşitli aşamalarında bu işlem tekrarlanabilir,
h. 2. tur oylamaya geçilir. Bu oylamada geri kalan öneriler değerlendirilir. Geriye 3-4 öneri kalıncaya kadar oylama devam eder. Oylamalar sonunda öneriler (çözümler) önem sırasına göre belirlenmiş olur.

ÇOKLU OYLAMA TEKNİĞİ (MULTIVOTING)
Beyin Fırtınası uygulamalarında, önerilerin önem sırasına göre dizilmesinde ve seçilmesinde kullanılan, çabuk ve kolay bir eliminasyon yöntemidir.

Çoklu Oylama Tekniği yardımıyla, aşağıdaki sonuçlar elde edilmektedir:

- Yüksek miktardaki öneri adedini, üzerinde kolayca çalışılabilir sayıya indirmek,
- Kazanan ve kaybedenin olmadığı bir ortamda önerileri, önem derecesine göre sıralamak.

ÇOKLU OYLAMA TEKNİĞİNİN UYGULANMASI
Çoklu oylama tekniğinde aşağıdaki basamaklar takip edilir:
a. Beyin Fırtınası ile elde edilen tüm önerilere (verilere) birer harf veya numara verilerek düzgün bir sıra oluşturulur.
b. Oylama:
(1) Her takım üyesi, listede yer alan öneri adedinin üçte biri (veya en fazla yarısı) kadar öneriye oy verir.
Örneğin 30 öneri mevcutsa her üye 10 veya 15 oy verme hakkına sahiptir. Oturumun süresinin kontrol edilebilmesi ve daha çabuk sonuca ulaşılabilmesi için oy adedi, oturum yöneticisi tarafından da tespit edilebilir.
(2) Üyeler her öneri için sadece bir oy verebilirler.
(3) Oy verme işlemi, üyelerin ellerini kaldırmaları ile veya basit bir oy pusulası yardımıyla yapılabilir.
c. Oyların Sayılması ve Eleme: Oyların sayılması ile birlikte bazı önerilerin elenmesi durumu ortaya çıkar.
Bu noktada, inisiyatif oturum yöneticisindedir. Elenecek önerilerin tespiti için kendi belirleyeceği oy adedini kullanabilir.